新しいイベントを起ち上げるときに気をつけたい5つのポイント




先日、愛媛の若者等が集い、愛媛を豊かにしていくプロジェクトを量産・創造するイベント「Knockn Roll(ノックンロール)」が終わりました。

反省会を踏まえ、今後のためにも、「気をつけたいポイント」をまとめておきたいと思います。

 

10614703_590804104373184_1530794799_o

 

実行委員長として、僕も反省するところがたくさん。
その分、悔しいですから、次には「改善」して取り組んでいきたいと思います。

 
1.実行委員の立ち位置が不明確

実行委員になるためには、各自の自主性に任せ、なりたい人はFacebookグループに「参加する」ボタンを押すようにしていました。
実行委員になるのは、その人の「やりたい」という気持ちに委ねていたわけですが、「参加する条件」や「参加するとどんなことをすることになるのか」が明確に伝えられておらず、曖昧にして集めてしまいました。
んー、その時は集まりやすい反面、チームビルディングするときに、一人一人に確認をしないと、チームとして意思統一が難しくなってきます(特に今回みたいに、遠隔での参加が多い場合などは特に)。

 

2.情報の集約化・共有が不十分

実行委員会内での情報共有には、主にFacebookグループを使用。
これだけのイベントになると、日々流れる情報が多すぎて、情報が整理されず、かつ埋もれてしまいました。
Facebookグループだと、タイムラインに掲載されると、どんどん下に流れていってしまうわけで、実行委員が必要な情報をアクセスすることができていなかったですね。
ツール等の方法は要検討です。

 

3.イベント当日の実行委員の役割が不明確

これは、単純に「当日の流れ」を配れば解決するような問題ではなかったですね。
事前からの役割(関わり)が不明確のままに(指示がないと動かせない)、当日を迎えてしまったため、「この時間・この場所で何を私はする必要があるのか」また「次何を準備して動くのか」が具体的なイメージができていませんでした。
準備の段階から業務を役割分担していたところもあるのですが、時間軸を設けず放ったらかしにしてしまったのは反省点。結果的に、時間が足りなくなってコアメンが「役割を奪ってやってしまう」ということになってしまったわけです。

 

4.広報戦略が甘かった

これは、いろいろな人に指摘されたこと。
「Knockn Roll」という、はじめて聞く言葉(イベント)が分かりにくく、その内容を端的に伝えられていませんでした。このイベントは何を目的に具体的にどのようなことをやるのかが分からなかったので、僕らがターゲットとする人にもそこが伝わらず、イベント後に「行きたかった」という声が聞こえてくるんですね。
広報ツールを作っただけでは、実行委員は動かないわけで、この使い方を明確に伝える。活動した結果を実行委員からフィードバックするようなしくみが必要でした(参加者見込が全然立っていなかったのもここですね)。

 

5.当日の現場判断が実行委員に伝わっていない

イベント当日って、どうしてもバタバタしてしまうじゃないですか。当然、トラブルもあるし、参加者の状況によっては進み具合が良くなかったり現場で見えてくるものがあるわけです。
当然、臨機応変な対応をしていくことが必要ですが、その「判断の結果」を、実行委員に伝えないままにやっちゃうと、スタッフサイドから戸惑ってしまうわけですね。
これは、「伝えるタイミング」や「伝えるツール(役割)」を考える必要がありました。

 

 

 

初のイベントで、初めて組む人も多かった今回のイベント。

イメージできない上に、それぞれのクセもある中、0から創り上げていくことは、改めて大変だと実感しました。

でも、今は「前例」をつくることができたわけです。次やるときは「初めて」ではないのですね。

だからこそ、今回を超えないといけないです。大事なのは、「これから」。

Knockn Rollは「Roll」という言葉にあるように「ロールモデル」にしていくことも大切なミッションなのですから。

 
 

 







コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

ABOUTこの記事をかいた人

浜田 規史

愛媛県八幡浜市生まれ。山口大学卒。 高校時代に商店街活性化を目的にしたお店「AKIND」(あきんど)を開店したことがきっかけで、地元が大好きになる。 大学卒業後、帰郷し地域金融機関に勤める傍ら、八幡浜を元気にすることを目的にした「NPO法人八幡浜元気プロジェクト」の代表、ローカルWEBメディア「KITONARU」編集長などを務める。